Entenda a política de compra das redes hoteleiras

 

A compra em um departamento hoteleiro é uma arte que requer conhecimentos gerais e específicos, em alguns casos – escolaridade superior e domínio de dois idiomas, aptidão, paciência e, num paradoxo coerente, agilidade e rapidez. A centralização de compras muitas vezes é ferramenta fundamental e facilita o poder de barganha, mas mesmo assim, é preciso saber onde e com quem se negocia, o quê e como se comercializa e, acima de tudo, manter ou até melhorar a qualidade de todos os produtos adquiridos, principalmente na área de alimentação. Outro fator de peso dentro da hotelaria é a atualização constante das informações e de todos os produtos para cada uma das áreas do hotel, o que é feito por seus compradores por meio de publicações especializadas, em feiras e eventos segmentados, pela internet, em visitas periódicas aos fornecedores, e por consultas com compradores de outros hotéis. Esse conjunto de fatores e mais a centralização das compras, diminuem gastos com ligações telefônicas, negócio mal feito, principalmente ao que se refere à compra de bens de consumo, evitando preços absurdos e fora da realidade.

 

Muitos fornecedores por desconhecerem critérios básicos na aquisição de produtos por parte das grandes redes hoteleiras, chegam até a desconfiar de que existe a famigerada propina por trás da venda. “Grande parte dos fornecedores não conhecem a política de compras dos hotéis de redes que é muito diferente, de restaurantes ou pousadas. Cada empreendimento possui suas particularidades, como manual de exigências e procedimentos e o desconhecimento não implica na idoneidade do profissional muito menos em sua ética. Isto faz com que o fornecedor vá em busca de suas necessidades (vendas) nas informações do melhor caminho para se atingir o seu objetivo, desta forma é que se deve trabalhar”, alerta Antônio Xavier Siqueira, que já gerenciou o departamento de compras de vários hotéis de redes internacionais e atualmente é Presidente da ABRACOHR — Associação Brasileira de Compradores para Hotéis e Restaurantes.

Para um fornecedor que deseja entrar no segmento hoteleiro, Siqueira dá três dicas valiosas: A empresa deve necessariamente pesquisar e conhecer o cliente;  estar preparada para apresentar o produto ou a mercadoria e fazer visita ao cliente como consultor e não apenas como vendedor. Feito isto, o próximo passo é entender a homologação de um produto. “Nesta fase o que se leva muito em consideração é o comprometimento com as exigências da ANVISA — Agência de Vigilância Sanitária (isto para Alimentos e Bebidas) e com a Sustentabilidade Ambiental e Social, onde caracteriza a seriedade, além de outros fatores: Qualidade, Atendimento, Logística. A falta deste comprometimento é que se dá o descredenciamento do fornecedor”, explica Siqueira.

Quando é que os hotéis compram?

Um questionamento comum entre os fornecedores é porque os hotéis demoram a comprar? Todas as políticas praticadas pelos compradores hoteleiros seguem um cronograma embasado nas taxas de ocupação, hospedagem e reservas, sendo que cada hotel tem seu budget: uns o definem anualmente, outros mensalmente, e alguns determinam semanalmente. Tal procedimento prende-se ao fato de um hotel, como qualquer outro comércio, ter custos fixos com pessoal e manutenção, sendo que a oscilação é demarcada de acordo com negociações de eventos, reservas nos restaurantes, e da ocupação propriamente dita, afora reconstrução ou reforma, que são discutidas e decididas mediante projeto.
Um pecado capital que um fornecedor homologado pode cometer e que pode descredenciá-lo de uma rede hoteleira é atuar com falta de ética. “A falta de atenção à qualidade do material ou serviço fornecido e o prazo de entrega, também são elementos passíveis de descredenciamento.  Portanto, a parceria entre fornecedor e nossa rede é uma via de duas mãos e precisa ser acompanhada e monitorada constantemente por nós e pelo próprio fornecedor”, assegura Lúcia Leite, Gerente de compras dos hotéis Renaissance São Paulo e do Marriott Executive Apartments São Paulo. “O fornecedor tem que ser honesto e transparente, uma venda mal feita é um pecado capital, a notícia acaba espalhando e este fornecedor perde a credibilidade. Eu recomendo que para estar bem no mercado, tem que ter qualidade no produto, pontualidade nas entregas e preço justo”, completa Paulo Pereira, Gerente de compras do hotel InterContinental São Paulo.

Política de compras dos hotéis

Segundo Pereira, a política de compras adotada pelo hotel InterContinental São Paulo se baseia em buscar fornecedores idôneos e formar parcerias, comprar pelo melhor preço, qualidade e quantidade sem onerar o fornecedor. “Este deverá apresentar seus produtos, para serem avaliados pelos departamentos competentes e em concordância com o gerente de compras irão verificar o melhor custo benefício, pontualidade, entre outros”, explica Pereira. A política de compras na rede Marriott é igual para todas as propriedades, isto é, cotação de melhor preço no mercado entre fabricantes, distribuidores, representantes etc, sempre tendo como base o melhor produto que atenda melhor o hóspede e cliente.  “Atender bem nosso cliente não é somente em qualidade, mas em segurança e funcionalidade. É importante que a empresa fornecedora tenha seus registros oficiais adequados e esteja adimplente com todas as suas obrigações. É óbvio que o fornecimento de materiais ou serviços deverá ser feito através de notas fiscais com o adimplemento de todos os impostos. Para os fornecedores de alimentos é preciso estar homologados pela Auditoria de Alimentos externa, porque temos uma preocupação muito sincera com o que fornecemos aos nossos hóspedes, clientes e funcionários. Alguns fornecedores de alimentos tem maior dificuldade de entender que nossa companhia exige auditorias anuais em seus estabelecimentos, checando as condições do ambiente e do processo de produção. É importante que o fornecedor de alimentos também se conscientize que esse serviço é uma ferramenta que poderá auxiliá-lo sempre a buscar a melhoria e evolução constante de seus processos”, atesta Lúcia.

Segundo ela, uma vez homologado o fornecedor da rede Marriott passará a ser credenciado e cadastrado, porém para a relação comercial ser mantida as condições seguem as mesmas, isto é, o fornecedor precisa estar em dia com suas obrigações. No caso de alimento, precisa estar em contínuo processo de revisão e adaptação das normas de Controle Higiênico Sanitário, os preços precisam estar de acordo com a evolução do mercado, fornecer produtos e serviços de qualidade etc. Além de todas essas questões o fornecedor deverá manter sempre uma postura ética e de acordo com os preceitos da rede, não apenas com a empresa, mas com o mercado, com a sociedade, com o meio ambiente e com os profissionais com quem atua. O não atendimento de qualquer dessas condições tenderá a desfazer inequivocamente a parceria comercial.  “Atualmente vivemos em um mundo de comunicações rápidas, de conhecimento e entrosamento global. Por esse motivo o fornecedor precisa se adequar a esse novo mundo, buscando evoluir em seus processos de produção e fabricação, mas, principalmente o fornecedor precisa prestar muita atenção às necessidades de seu cliente apresentando soluções e dinamismo, para que a cada dia a mais a relação comercial seja eficiente e produtiva. Atendimento personalizado, qualidade de produto e/ou serviço, processos ágeis de fornecimento e entrega, desenvolvimento de novos produtos e soluções. Enfim, precisamos de parceiros reais e não virtuais”, conclui Lúcia.

A sustentabilidade faz a diferença na compra

E na maior rede hoteleira do Brasil, como são feitas as compras? Quem explica é Sebastien Brunel, Diretor adjunto de compras da Rede Accor. “A Accor tem por objetivo buscar no mercado fornecedores que possam oferecer qualidade, comprometimento e boas condições comerciais, que atendam as especificações determinadas pela empresa e que principalmente estejam dentro dos parâmetros de sustentabilidade exigidos pela rede. Trabalhamos dentro da metodologia de compras Strategic Sourcing com sete  passos que vão além da simples negociação. É trabalhado o conhecimento da categoria de compras, a identificação de especificidade de produtos ou serviços, a inovação de mercado e principais fornecedores, a estratégia, a negociação, o contrato e, finalmente, a implantação e medição dos resultados, tanto quantitativos como qualitativos através de Service Levels Agreements. Nesse processo são analisados também os dados financeiros e comerciais do fornecedor, como por exemplo sua dependência produtiva e financeira. Deste modo entendemos se o fornecedor é apto a atender aos fluxos de atividade da Accor de forma sustentável”.

Segundo Brunel, a estrutura de compras da Accor possui hoje 180 fornecedores credenciados que geram pouco mais de R$ 170 milhões em volume de compras homologadas e a estrutura tem por objetivo o Procurement que é a identificação da melhor solução, objetivando obter o melhor custo e benefício para os hotéis. Esse Procurement é centralizado com uma equipe de dez pessoas, o Departamento de Compras Compartilhadas. Este grupo de profissionais é responsável por um volume anual de compras de aproximadamente R$ 350 milhões. O Purchasing, que é a compra efetiva dos materiais e serviços, é da responsabilidade do hotel. Toda negociação realizada pelo Departamento de Compras Compartilhadas é divulgada e aberta para realização de pedidos de toda rede. “Para determinadas categorias como A&B (Alimentos e Bebidas) e Produtos, é utilizada uma ferramenta de e-procurement, onde através desta, o Departamento de Compras compartilhadas da Accor disponibiliza os resultados das negociações e os hotéis realizam seus pedidos, garantindo com isso a segurança da informação e a garantia da prática do acordo realizado”, conclui Brunel.

Cuidados redobrados

Atenção e cuidado redobrados para o setor de A&B — Alimentos & Bebidas, leva os compradores a decidirem sobre produtos importados ou nacionais.  Até porque a grande maioria dos fornecedores nacionais se conscientizou e se profissionalizaram para participarem, em iguais condições, com os produtos importados. Essa profissionalização levou os compradores dos hotéis a optarem pelos produtos nacionais, levando-se em conta também, maior rapidez na reposição, sem afetar a qualidade. Para Paulo Pereira, o impacto de produtos importados é bastante relativo. “No nosso caso, temos muitos equipamentos e também materiais operacionais como copo, talheres, cama e mesa que damos preferência de compras aos fornecedores do mercado interno, pois não ficamos na expectativa dos prazos de entrega devido a problemas alfandegários, de transporte (aéreo ou marítimo) e outros” explica Pereira.
Em vias de regra, os compradores dos hotéis se reúnem mensalmente com a gerência/diretoria, com a finalidade de adequar parâmetros de produtividade, reduzir custos mantendo a qualidade dos produtos e, acima de tudo, como continuar mantendo a imagem e a reputação do hotel, no tocante aos serviços prestados.

 

Quando da necessidade, essas reuniões podem ocorrer semanalmente ou quinzenalmente. Ser comprador de um hotel ou de uma rede hoteleira é efetuar – minuciosamente – todos e cada um dos pormenores inerentes a todos os setores, além de conhecer muito bem o mercado. Toda compra ou contratação de serviços envolve um custo que interfere com a lucratividade do hotel. Assim sendo, deve-se sempre procurar que este custo seja o menor possível, mantendo-se os padrões de qualidade dos serviços prestados pelo hotel. Não se pode errar nisso. Uma eventual compra mal feita, poderia resultar ou em custo excessivo ou em insatisfação de hóspedes. Os fornecedores que não disponibilizam um vendedor ou um representante para dar uma assistência na hotelaria, não serve como parceiro. Portanto, quem tiver interesse em fornecer para esse segmento, precisa dar o máximo de atenção e opções na hora de se apresentar. É importante frisar que o mercado está para todos. Portanto, uma parceria nem sempre pode ser duradoura.