Hotelaria reinventa eventos e convenções após o impacto da COVID-19

Com o mercado de eventos – um dos principais vetores de receita para diversos empreendimentos hoteleiros – não poderia ser diferente. Para continuar a receber eventos, convenções e reuniões necessárias para o desenvolvimento de suas atividades e consequentemente, manter a máquina da economia operando, os principais players desse nicho arregaçaram as suas mangas e foram a luta em busca de novas estratégias, novos métodos, novos modelos e novas tecnologias para a adequação ao ‘novo normal’, onde o distanciamento social é peça-chave para a contenção da pandemia.

 

Bem-vindos ao novo normal

O novo coronavírus, que passou a se chamar COVID-19, estabeleceu novos protocolos sociais e de higiene para garantir a segurança de todos. Um dos decretos da Prefeitura do Recife e Governo de Pernambuco foi a proibição de eventos de grande porte, com o objetivo de diminuir ainda mais aglomerações. Com isso, o Mar Hotel, localizado em Boa Viagem, conhecido por oferecer estrutura completa para eventos coorporativos e sociais, está investindo na possibilidade desses encontros serem híbridos com transmissão digital simultânea.  O empreendimento é o único hotel em Recife a oferecer esse tipo de serviço.

A tecnologia utilizada possibilita colocar dentro do mesmo estúdio, palestrantes que na verdade estão em lugares distintos, utilizando o chroma key e outras tecnologias audiovisuais. “Existem algumas lives que é possível observar a presença de mediador e palestrantes. A sensação é que eles estão no mesmo lugar, como se fosse uma plenária. Mas, na verdade, eles podem estar apenas consolidados no mesmo espaço”, comenta Laura Damascena, coordenadora de grupos e eventos corporativa do Pontes Hotéis e Resorts.

Maior estruturação

Sobre as plataformas, Laura explica. “Alguns eventos on-line necessitam de uma maior estruturação. Temos parceria com a R1, empresa audiovisual que possui todos os equipamentos necessários para realizar uma filmagem, além de equipes que montam um estúdio desde o acesso à plataforma, seja Zoom ou YouTube, por exemplo”.  Após fechar o pacote, o cliente decide se o evento será fechado ou aberto e por onde será transmitido.

Outro ponto é a técnica utilizada. A sala é equipada com background para chroma key de 5,00×2,50 M, 02 tvs de 47’’, sonorização com dois microfones, duas câmeras digital, três notebooks de alta performance, sistema completo para live streaming (software para streaming, placa de captura de vídeo e ilha para corte). O link é dedicado de 30MB com redundância garantida. O serviço dispõe, igualmente, de gerador e segurança patrimonial.

Para os palestrantes e participantes que estarão no Mar Hotel, os salões respeitam a indicação de um metro de distanciamento entre cada pessoa. A higienização é realizada antes, durante e após o término dos eventos, seguindo as recomendações da ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária.

 

Lunch Box

O empreendimento disponibiliza álcool em gel ou líquido 70% nas entradas e saídas, assim como nos banheiros e elevadores. Além disso, será possível localizar informativos nas áreas, alertando sobre aglomerações e higienização das mãos. Priorizando ainda mais a segurança, o uso de máscara é obrigatório para todos os participantes e equipe do hotel. Serviços terceirizados como estacionamentos, locação de equipamentos, serviços de montagem, produção de terceiros e afins, devem seguir os protocolos de limpeza e segurança exigidos pelo próprio hotel.

Partindo para a gastronomia, para atender as refeições de eventos, além de sistema de buffet servido pelo staff, também existe a opção de lunch box. Cada participante terá acesso ao seu lanche individualmente. Além disso, cientes dos novos protocolos, os colaboradores do Mar Hotel foram treinados para manter a distância instruída, sempre utilizando os equipamentos de proteção necessárias para cada função. “O Mar Hotel se antecipa e traz para o mercado a melhor tecnologia para que o cliente inove e personalize seu evento. Além de seguir diretrizes que garantem segurança e conforto para todos os participantes, de acordo com o cenário atual”, conclui Laura.

Pioneirismo em ações e serviços

Pioneiros na cidade de São Paulo, o Grupo R1 (parceiro do Mar Hotel) não perdeu o “timing”. Antes mesmo da OMS – Organização Mundial da Saúde decretar a pandemia o grupo já estava com estúdio montados tanto no hotel Sheraton WTC quanto no Hilton Morumbi ambos na cidade de São Paulo. Até o momento foram mais de 300 eventos realizados, no formato híbrido e 100% on line. “Durante esses 120 dias, realizamos muitos eventos e isso nos coloca num patamar diferenciado, pois os eventos mudaram e tivemos que nos adaptar a essa nova realidade”, relata Raffaele Cecere, Presidente do Grupo R1.

Os eventos híbridos na opinião do executivo da empresa, serão a grande tendência na retomada do setor. “Teremos um cenário bastante desafiador até o final do ano, a pandemia foi mais longe do que imaginávamos no início de tudo”, completa Cecere.

Papel da internet

A internet também passa a ter um papel fundamental nesse modelo de eventos, afinal os eventos híbridos são a junção de duas tecnologias, o evento presencial mais o evento on-line. Raffaele garante estar muito tranquilo com esse tipo de tecnologia, além de contar com uma equipe muito bem treinada para este novo modelo de negócio. “Foram quatro meses de muito aprendizado, tudo muda, o evento híbrido requer o dobro de atenção, por isso estar com uma equipe qualificada é essencial”, conclui o empresário.

 

Os eventos híbridos também chegaram a Curitiba, onde um dos expoentes da hotelaria local, o Grand Hotel Rayon, anunciou investimentos nessa modalidade. A partir de agora o empreendimento oferece total infraestrutura para eventos híbridos na capital paranaense. A unidade inaugurou no último mês, em parceria com a Giga – Soluções Audiovisuais, um novo produto para atender às necessidades de seus clientes. Trata-se de um espaço único para a realização de eventos híbridos e lives em Curitiba, onde é possível intercalar a realidade com o digital. O ambiente conta com um estúdio para streaming e uma estrutura completa planejada para todo e qualquer tipo de evento online. A projeção é realizada via internet em uma tela curva de 12m x 3m, com cenário e estrutura da sala totalmente adaptáveis de acordo com cada evento. A área é bastante versátil e oferece um espaço amplo para montagens personalizadas.

Controle e transmissão

O controle e transmissão dos eventos é feito por um switcher de vídeo, localizado no mezanino da sala de eventos. O Live Streaming já é uma tendência em eventos corporativos, e traz mais dinamismo aos encontros, mais engajamento do público e um alcance maior de pessoas. O Rayon e a Giga – Soluções Audiovisuais, disponibilizam todo suporte e um manual de orientações para as transmissões, que exigem, prioritariamente, um chroma key, uma boa câmera e uma boa iluminação. “Esta foi a solução que encontramos para oferecer novas possibilidades aos clientes neste momento delicado que estamos vivendo. Fizemos uma pesquisa de mercado, e notamos que não havia nenhum espaço assim na cidade. Aproveitamos a estrutura e todo conhecimento técnico da Giga, nossa parceira, e agora disponibilizamos todos os elementos de um evento presencial, com os recursos mais completos do virtual.”, conta Tatiane Marques, Gerente geral do Grand Hotel Rayon. O empreendimento é um dos pioneiros a oferecer esta tecnologia no Estado.

Reinvenção em curso

Pensando em oferecer um modelo inovador para os realizadores de eventos e ao mesmo tempo, adequar-se ao novo normal, o Hotel Transamérica São Paulo e o Transamérica Expo Center anunciaram a junção de suas operações em um arrojado projeto que visa entregar ao mercado um complexo de eventos totalmente integrado, com infraestrutura para eventos, hospedagem, gastronomia e entretenimento. À frente disso está Alexandre Marcílio, Diretor Geral do Transamérica Expo Center, que agora assume também as áreas de vendas, operações e de marketing do Hotel Transamérica.

 

Poderoso destino

Com a fusão, a região formada pelos empreendimentos desponta como um poderoso destino para eventos, negócios e lazer. Ao todo, são 43.000 m² de espaços de eventos, três auditórios completos – com palco, sonorização e iluminação – para mais de duas mil pessoas, além de salões, restaurantes e uma exclusiva área verde, com capacidade para atender os mais variados tipos de eventos. Com isso, somam-se também as expertises em eventos e hotelaria dos times Transamérica em prol de um novo formato de atendimento, mais moderno e conectado às novas demandas do público pós-pandemia.

Para a direção do projeto, a escolha de Alexandre foi assertiva. Com mais de 30 anos de experiência em gestão de negócios e familiaridade com ambos os empreendimentos, Alexandre esteve em importantes momentos de expansão da Transamérica, como a implantação do Transamérica Resort Comandatuba em Una, na Bahia, do Transamérica Salvador Morro do Conselho e da primeira unidade da rede no Rio de Janeiro, além do Centro de Convenções Sul América (administrado pela Transamérica Eventos) e do próprio Transamérica Expo Center, que há um ano foi contemplado com um retrofit em todas as suas instalações. Agora o executivo será responsável pelo direcionamento de novos produtos e pelas ações de marketing e vendas de todo o complexo.

Marcilio declara sobre o novo desafio: “Estou muito empolgado com a fusão e com os novos desafios que ela trará. Entramos nessa empreitada com o objetivo de oferecer serviços ainda melhores e trabalharemos avidamente para que o complexo continue a ser o grande destino de eventos da cidade de São Paulo, e que, em breve, apresente novas atrações ao mercado. Temos muitos diferenciais competitivos e seguiremos nesta nova fase com produtos mais robustos e muitas novidades”.

Tecnologia é a arma para a reinvenção do setor

Uma das principais referências do setor de eventos no Estado de São Paulo, o WTC Events Center, anexo ao hotel Sheraton São Paulo WTC, abriga eventos de todos os portes e que reúnem milhares de profissionais de todos os segmentos da indústria a cada ano. Com a pandemia, novos protocolos e estratégias foram elaborados para o espaço, conforme detalha Fernando Guinato, Diretor geral do WTC Events Center e Sheraton São Paulo WTC. “Acreditamos que a tecnologia será essencial para nossos serviços e para os organizadores de eventos inteligentes e inovadores, de forma a melhorar a experiência de seus clientes. Já caminhávamos nesse sentido com eventos cada vez mais tecnológicos, e essa crise trouxe a oportunidade de melhorar ainda mais essas opções. Nosso negócio é pautado pelo encontro, onde a interação humana se faz presente com objetivos claros: gerar negócios e ampliar a rede de contatos. Sem dúvida, no curto e médio prazo o futuro do setor de eventos será cauteloso, haverá a redução de aglomeração, as regras de higienização deverão ser seguidas à risca e os novos formatos de eventos serão essenciais”, opina o executivo.

Primeiras medidas e comunicação assertiva

Para Guinato, a superação da crise depende de todos os players do setor e da mudança de hábitos com a colaboração mútua de todos. “Entendemos que vencer essa crise depende de todos, que cuidando de nós mesmos, estamos cuidando dos nossos clientes, colegas e parceiros. Portanto, as principais mudanças adotadas foram em sua maioria, mudanças comportamentais como distanciamento social, higienização de mãos constante, uso de máscaras, aferição de temperatura na entrada do complexo, aumento na frequência da limpeza de todas as áreas, adaptação de capacidades de salas, de uso de elevadores, rodízio de colaboradores e horários alternativos para aqueles que dependem de transporte público não precisem usá-lo em horário de pico. Todas essas ações e diretrizes foram compiladas e estão em nosso manual de responsabilidades. Neste manual constam também diretrizes aos organizadores de eventos, para que todos estejam cientes das medidas e também as adotem em seus eventos”, explica o Diretor.

 

Segundo Guinato, a tecnologia aprimorada e este movimento dos eventos híbridos “é mais um complemento aos eventos presenciais do que uma substituição. Julgamos que esse melhoramento das tecnologias será na verdade um ativo. Se um evento tinha a capacidade de receber mil pessoas presencialmente, agora terá a possibilidade de receber esse número e mais incontáveis participantes de maneira online e com qualidade. Cada vez mais, eventos movidos pela inovação irão unir os benefícios de ambos os modelos, contribuindo para o crescimento das empresas. Não podemos esquecer também que os eventos promovem conexões pessoais, como é o caso das feiras comerciais, conferências e eventos corporativos, e essas conexões não podem ser simuladas online. Sendo assim, a combinação dos dois tipos de evento devem contribuir muito para o retorno do investimento”, analisa.

 

Investimentos em tecnologia

O WTC Events Center fez investimentos suntuosos em tecnologia de limpeza e higienização, sinalização a respeito de distanciamento, equipamentos de proteção para os associados e clientes, como barreiras de acrílico nas mesas de atendimento, entre outros. “EPI’s sempre fizeram parte do uniforme em alguns departamentos, mas foram agora complementados com novos equipamentos como máscaras, óculos e luvas. Além é claro da tecnologia necessária para eventos online”, observa Fernando Guinato.

O executivo revela que ainda não é possível mensurar o desempenho do espaço em comparação com o ano passado. “É óbvio que a impossibilidade de realizar eventos presenciais teve sim um grande impacto, mas fomos o primeiro centro de convenções, já na segunda quinzena de março, a montar um estúdio muito bem estruturado e com alta tecnologia para eventos, e hoje contamos com três estúdios montados para receber eventos híbridos e online e já percebemos o crescimento no interesse das empresas. De qualquer maneira, precisamos aguardar o progresso da situação atual para podermos realizar esse comparativo com maior propriedade. O que estamos vivenciando são adequações dos eventos que estavam contratados. A maior parte transferiu o evento para 2021 pensando em realizar no mesmo formato habitual, no entanto, entenderam que é necessário fazer algo em 2020 e para isso estão utilizando os eventos online ou híbridos, os quais, estamos preparados para atender desde o princípio, pois enxergamos que esta seria uma tendência”, conclui o Diretor.

De olho no cyber-espaço

Outro destaque na realização de eventos, reuniões, convenções e acontecimentos sociais e corporativos, o Villa Blue Tree, gerido pela Blue Tree Hotels, rede presidida pela empresária Chieko Aoki, também está de cara nova. As novidades começam pelo site do espaço, por onde o usuário já pode direcionar a navegação de acordo com a natureza de seu evento – “Para Você” ou “Para Empresas”. O novo layout conta com uma nova seção, a Villa News, onde são apresentadas as últimas novidades do empreendimento, como PDF com mapa e capacidades dos ambientes, planta baixa e 3D com tipo de montagem de todas as salas, FAQ e tour virtual, que permite ao público fazer uma visita on-line pelo local, que possui área de seis mil m² e capacidade para até cinco mil pessoas em um único encontro.

A Diretora de Operações e Vendas do espaço, Cristina Ocdy, explica sobre as novidades: “O objetivo das mudanças é evidenciar a ampla infraestrutura do espaço de eventos e apresentar um mundo de possibilidades. Nós valorizamos intensamente a união do atendimento acolhedor e da inovação”, afirma.

Popularização de práticas

Para a Diretora, a pandemia acelerou a popularização de práticas que já eram realidade para algumas empresas e tendência de ritmo lento para a total assimilação pelo mercado. “O home-office já era uma atividade recorrente em muitas empresas, mas, diante da pandemia da COVID-19, as organizações que ainda não tinham adotado esse método on-line tiveram que se adaptar da noite para o dia. E com os congressos e palestras não foi diferente. Acredito que, depois dessa crise, o setor corporativo voltará a realizar eventos presenciais de forma controlada e seguindo diversas regras de higienização e distanciamento, além disso, penso que o comportamento do consumidor será totalmente diferente, muitos clientes vão optar por encontros em ambientes ao ar livre, o que nós, do Villa Blue Tree, teremos como vantagem, já que possuímos uma estrutura bem arborizada e com lugares abertos para diversos públicos. E para aqueles que desejam seguir de maneira digital, nós proporcionamos estúdio profissional para web streaming, lives para redes sociais, webinar e webcast. O local segue todas as orientações da Organização Mundial da Saúde, bem como as do Ministério da Saúde e autoridades regionais”, afirma Cristina.

Novos hábitos para um novo tempo

Além do lançamento do estúdio profissional para a pós-pandemia do coronavírus, a empresa criou novos hábitos com o reforço na higienização, que incluem o uso de máscaras e luvas, o aumento da utilização de utensílios descartáveis, aplicação do distanciamento entre as pessoas, inserção de álcool em gel em pontos de grande interação, limpeza extra em itens de toque, medição de temperatura na entrada, inovadores layouts de segurança nos ambientes e controle do fluxo de pessoas.

O espaço contará, ainda, com a mudança de seus serviços, por um período indeterminado, como o atendimento individual de eventos, ou seja, a execução de à la carte ao invés de buffet, e em almoços e jantares será obrigatório o uso de protetores salivares em todas as mesas. Além disso, em encontros com coffee break, estes serão servidos como lanches box. A segurança alimentar está sendo avaliada com rigor e foi disponibilizado uma nutricionista full time para verificar todos os processos a fim de garantir uma retomada com muito mais proteção.  A empresa também está investindo fortemente em treinamento on-line para todos os funcionários.

Segundo Cristina, “Este padrão será um selo do Villa Blue Tree, garantindo à todos excelência em cuidados com ênfase no fator humano e na preocupação com seu ambiente e entorno”. Ela também afirma que o espaço optou por não seguir o mesmo caminho da concorrência durante a deflagração da pandemia. “O Villa Blue Tree foi na contramão do mercado, já que não houve cancelamento, apenas transferência de datas, muitos para o segundo semestre de 2020 e início de 2021. Analisando o cenário atual, mesmo vivendo em um período de incertezas, com informações que mudam diariamente, acredito que o retorno para o setor de eventos será realizado com cautela. Primeiro serão promovidos encontros menores, sem aglomerações; já os de médio e grande porte voltarão com mais intensidade apenas em 2021. Penso que no segundo semestre do próximo ano e o começo de 2022 teremos uma crescente recuperação do mercado de cerimônias sociais e corporativas”, conclui.

Por dentro da retomada das atividades

A rede portuguesa Pestana Hotel Group também apresentou um plano estratégico para a retomada dos eventos nas unidades brasileiras. Segurança é um ponto crucial para a companhia, cujo protocolo de higiene e segurança abrange as áreas de convenções dos três empreendimentos da marca no País (Curitiba, Rio de Janeiro e São Paulo). “Estamos com recomendação de redução da capacidade das salas para que seja mantido o distanciamento, álcool em gel nos espaços sociais e um menu especial de alimentos e bebidas para serviço individualizado durante a realização dos eventos”, conta Mariana Mendonça, Gerente nacional de vendas do Pestana Hotel Group.

De acordo com a executiva, a retomada do setor deve ser assistida ainda este ano, porém sem maiores expectativas. “Esperamos uma retomada lenta da área de eventos no último trimestre do ano de 2020, sendo eventos com número menor de participantes e a maioria no formato híbrido. Nossa expectativa é de uma receita total do ano de 35% comparada com o ano de 2019”, revela.

Repensar novos modelos

Para Mariana, a pandemia foi uma oportunidade para “repensarmos novos modelos e nesse momento os eventos híbridos são uma excelente solução para redução do número de pessoas presencialmente e com um número maior de pessoas conectadas virtualmente. Podemos ter desde congressos, convenções de vendas, lançamento de livros, treinamentos, até festivais e shows. Então, neste tipo de evento, o céu é o limite e cabe aos organizadores tornarem o evento híbrido mais humanizado, por isso estamos oferecendo no nosso menu, opções que o cliente poderá enviar aos participantes. Não podemos esquecer que este tipo de evento também é uma opção melhor no quesito sustentabilidade, já que o deslocamento é menor das pessoas, o que reduz a emissão de carbono e os resíduos ambientais”.

Mariana também compartilha da opinião de que a tecnologia fará a diferença para as empresas que buscam o destaque no segmento. “Com a tecnologia, um organizador de eventos consegue alcançar pessoas que não poderiam estar presentes fisicamente e poderão participar a distância. No entanto, será necessário investir mais em tecnologia, como conexão de internet de qualidade, cibersegurança, plataformas digitais e a forma de comunicação e promoção também tem de ser diferente”, diz.

No que diz respeito a investimentos, a rede Pestana não ficou atrás. “Fizemos nos três hotéis investimentos na tecnologia Wi-Fi, que será mais rápida e com qualidade e ainda algumas reformas estruturais como a substituição dos elevadores do Rio de Janeiro, processo esse que está em progresso e que ficará pronto nos próximos meses, devido à complexidade técnica. Foram realizados no início deste ano em Curitiba e São Paulo alguns investimentos não só nos apartamentos, mas também nas áreas de eventos. Além disso, fizemos um grande investimento em materiais de limpeza e higiene para que nossos hotéis sejam lugares seguros não só para os clientes, mas também para os nossos colaboradores”, detalha Mariana.

Transformação dos hábitos de consumo

Dentro do cenário que se desenhou com o impacto da pandemia, as empresas especializadas na infraestrutura tecnológica e na cenografia de eventos agora começam a colocar em prática suas estratégias de atuação para a retomada das atividades e reaquecimento do mercado. Parte importante desse planejamento são as parcerias com a hotelaria, como a que o Grupo SNE firmou com a rede portuguesa Vila Galé para as unidades brasileiras. “Nós atendemos a Vila Galé Brasil com parceria de compromisso, com excelência nos serviços, apoio mútuo e busca de soluções inovadoras para seus clientes de eventos”, detalha Paulo Abraham, Diretor do Grupo SNE.

A missão da companhia, segundo Abraham, é “trazer soluções de audiovisual e cenografia para eventos corporativos, técnico-científicos, espaços de eventos e empresas em geral. Nossas soluções são personalizadas para cada cliente, gerando transformação, engajamento e superação de resultados para seu público e para os colaboradores, com responsabilidade socioambiental, provendo apoio, crescimento profissional e oportunidades para os colaboradores”.

A empresa já atende hotéis também nas regiões Nordeste, Sudeste e Sul. “Além disso, temos previsão para parceria com outros dois espaços de eventos em São Paulo e uma nova unidade da empresa prevista para junho de 2021, em Orlando, na Flórida (Estados Unidos)”, pontua Abraham.

Segundo o executivo, as mudanças no setor de eventos com a chegada da pandemia implicam adaptação por parte dos players e a principal característica dessa transformação são “os hábitos de consumo dos eventos presenciais para híbridos e virtuais. O Grupo Vila Galé e demais hotéis parceiros da SNE já estão se reinventando conforme a nova realidade dos eventos, proporcionando novos serviços como estúdios da SNE nas salas de eventos, totalmente equipados com recursos como painel LED, chroma-key, entre outras tecnologias”, conclui.

Antecipando tendências

O ‘novo normal’ do segmento de eventos e convenções já é uma realidade e algumas empresas já realizam eventos que aos poucos, se tornam modelo e referência para outros players do mercado, criando e consolidando a tendência da tecnologia como principal aliada deste mercado. Um exemplo foi o evento “Tudo Novo de Novo”, organizado pela Renase Eventos, agência reconhecida no mercado há 30 anos pela produção de grandes eventos, estandes e viagens de incentivo, em formato híbrido – com a presença de 35 participantes na plateia e outros mais de 2.000 inscritos para acompanhamento via streaming – que  apresentou as tendências de Live Marketing sobre tecnologia na execução de eventos de qualidade em tempos de pandemia. O local escolhido foi o Tauá Resort Atibaia.

Seguindo as novidades criadas para o atual cenário mundial, a Renase preparou um evento completo com o intuito de mostrar que é possível se reinventar e continuar surpreendendo. “Sempre procuramos antecipar as tendências em eventos e agora não poderia ser diferente. Por maior impacto que o setor tenha sofrido, precisamos encontrar alternativas seguras para continuar ajudando nossos clientes a seguirem seus planos de marketing e vendas”, afirma Rodrigo Stocco, Sócio-Diretor da Renase Eventos, que realizou mais de 800 eventos em 2019.  “Mesmo nesses tempos de quarentena, é possível seguir em frente e com segurança”, conclui Stocco.