A HSMAI (Hospitality Sales & Marketing Association International) realizou em novembro, um de seus Roundtables Corporate, exclusivo para poucos convidados. O tema do encontro foi ‘Orçamento de Viagens 2023’, e aconteceu no Hotel InterContinental São Paulo. Na ocasião, Júlia Brito, Head de Viagens da Cargill e board member do Comitê Corporativo da associação, liderou o grupo e mediou o debate.
Várias análises foram debatidas e geraram insights importantes, que podem auxiliar profissionais com seus orçamentos para 2023. Alguns drives foram desmistificados para a composição de custos, e dicas práticas para aumento de savings foram compartilhadas.
Em geral, os gestores concluíram que, mesmo aqueles que não são responsáveis pelos seus orçamentos, podem prover informações e dados para que os departamentos o estruturem de forma assertiva.
Inputs sobre o atual Ambiente de Negócios
- Desafio de previsão – O orçamento de 2023 será desafiador e ainda se mantém incerto, principalmente pela oscilação de preços do aéreo.
- Antecipação de compra – Muitas empresas estão antecipando seus BIDs, não só em função da Copa, mas até já emitindo passagens e reservando hotéis para garantir savings.
- Histórico de 2019 – Spend (gastos) de 2022 em T&E (Travel & Entertainment) são válidos como histórico, mas não retrata mais uma realidade de mercado. Mesmo mantendo o volume, o orçamento estourou em função dos preços. Em geral, 2022 foi um ano de muita cautela ao olharmos para o mercado corporativo.
- Retorno do Segmento Corporativo – O segmento de viagens corporativas estava previsto para um retorno em 2024, mas já estava presente a partir de Outubro de 2022. Entretanto, suas características estavam diferentes, e a personalização nos acordos nunca foram tão importantes.
- Contexto do Aéreo – Aumento da demanda + demanda reprimida + redução das rotas + inflação + Câmbio + preços do combustível altos:
o Resultado: ALTA nos preços das passagens.
o Expectativa: Espera-se que, com o aumento da malha, retome o equilíbrio da oferta e demanda. Com isso, a tendência é que os preços retomem patamares normais novamente.
- Contexto Terrestre (Locação de Carros e Hotéis) – escassez de profissionais + escassez de recursos (crise automotiva) + inflação + câmbio:
o Resultado:
Locação de Veículos – Alta de preços em mais de 50%
Hotelaria – Declínio de serviço
o Tarifas Dinâmicas em hotéis dificultam previsão: ainda existe resistência em relação aos processos precificação flexível, pois tecnologia hoteleira e meios de pagamento não estão preparados para a complexidade nesse tipo de gestão de preços. Contratar uma auditoria para entender a diferença de tarifas dinâmicas x fixas para justificar se é viável não faz sentido. É um problema a mais para o gestor. Está claro para o mercado que essa prática fará sentido para alguns tipos de clientes/contratos e outros não.
Entre os muitos insights que surgiram durante o encontro, seguem 9 que se destacaram
- Revise o orçamento 2023 trimestralmente – Em função da incerteza de preços dos fornecedores, principalmente aéreo, importante haver uma revisão do orçamento de viagens, eventos, etc de forma mais periódica e dinâmica. O controle do orçamento precisa estar ‘na ponta do lápis’.
- Auxilie áreas na gestão dos seus orçamentos de viagens – Muitas empresas tem seus budgets de viagens descentralizados. Mesmo assim, é importante que o gestor garanta que elas consigam manter seus budgets sob controle.
- Equilibre / Realoque custos – Entender onde economizar e onde será importante investir mais fará toda a diferença.
- Passagens aéreas e hotéis – Antes da pandemia, algumas empresas faziam treinamentos e reuniões regionais na proporção de 70% presencial e 30% online, quase todo mês. Hoje, a situação se inverteu. Vale negociar internamente reuniões trimestrais e 70% online, por exemplo.
- Locação de carros – durante a pandemia, a locação de carros foi a preferência dos viajantes, e muito do share desse tipo de deslocamento se manteve em 2022.
- Negocie com foco. É preciso buscar assertividade nos processos e negociar o que realmente vai fazer diferença no dia a dia. Foco é importante. Negocie com os parceiros realmente relevantes.
- Parta do OBZ (Orçamento Base Zero) – Além da dificuldade de utilização dos números de 2019 e 2022, não é possível tomar como base apenas os índices econômicos. Energia, mão de obra, situação dos fornecedores e muitos outras variáveis precisam ser consideradas na hora do orçamento para 2023.
- Considere ‘todos’ os custos do online – A tecnologia está mais cara em geral. Além disso, é preciso levar em consideração itens como um chroma key, empresa especialistas em gamification, engajamento das pessoas. Se, por acaso, entregarmos algo em casa, existe todo o custo / tempo de recursos humanos para checar endereços, logística de entrega, etc. Tudo isso custa…e caro!
- Negocie ancilliares (benefícios extras) com as aéreas – Se está cada vez mais difícil conseguir desconto na tarifa, é preciso conhecer os ancillaries (serviços agregados) para ampliar a negociação.
o Upgrades no Frequent Miles Program
o Marcação gratuita de assento
o Possibilidade de levar bagagem sem custo extra
o Alterar data sem multa.
Ainda existe uma certeza complexidade na gestão desses benefícios em função de compliances, e é preciso levar a discussão internamente para melhores acordos.
- Use o índice ATM (Average Ticket Mile) para previsão de custo no aéreo – Ao invés do índice ATP (Average Ticket Price), use ACM (Average Ticket Mile). O combustível de aviação é calculado por milha. Cias áereas estão estudando quais destinos para eles são melhores, então, é um novo jeito de saber se o preço continuará o mesmo ou não. Assim, se considera a rota (observação de comportamento) e não o spend.
- Também faça pesquisa nas OTAs, por exemplo, e use o histórico (quando houver) para entender o que esperar para frente.
- Eduque seus viajantes sobre como funcionam as tarifas dos hotéis – a questão das tarifas dinâmicas x fixas está presente e seguirá assim. Enquanto não houver uma mensuração clara de savings entre um e outro, e tecnologia que descomplique a gestão no dia a dia de acordos híbridos, a negociação ‘ferrenha’ entre gestores e hotéis seguirá.
Nesse meio tempo, se seus viajantes ainda comparam suas tarifas o tempo todo com as OTAs, já pensou em abrir o processo (‘comprar onde quiser – fora do diretório da empresa)? Pois empresas que fizeram isso por curto período, não tiveram muita adesão dos seus usuários. Saindo das tarifas negociadas, perdem o suporte da agência, e todo viajante quer se sentir cuidado. Assim, os usuários entenderam que as agências são parceiras e um suporte importantíssimo para a gestão de viagens na empresa.
Aproveite para explicar aos viajantes que não é uma questão de preço entre a tarifa acordada e as OTAs, mas é uma tarifa ‘diferente’. São outras condições, benefícios são outros, independente do preço.
Dicas Bônus para Fornecedores
- Hotelaria – foquem na reestruturação da sua prestação de serviços e incremento da diária média.
- TMCs – unam mais tecnologia com a humanização dos processos. O que fará a diferença daqui para frente será a elevação do atendimento personalizado.
- Empresas de Tecnologias – simplifiquem processos e aproximem todos os players/negócios.
- Locadoras de Carros – passem mais informações como as lojas que não fazem cotação simples, por exemplo. Algumas são exclusivas para Uber, e os viajantes corporativos precisam otimizar seu tempo nesse processo.
