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Softwares são imprescindíveis para gestão hoteleira

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Matéria publicada na edição 55, maio de 2007

 

 

Os softwares de gerenciamento hoteleiro, também chamados PMS – Property Management Systems são requisitos básicos na operação hoteleira como eficiência, segurança e rapidez no atendimento. Mesmo não sendo visíveis para os hóspedes, os softwares são imprescindíveis para os meios de hospedagem de qualquer porte, pois neles são registrados todos os cadastros de clientes, tanto individuais como empresas e agências de viagens, controle de disponibilidade e tarifas e contas de clientes. Além disso, um bom PMS deve fornecer relatórios práticos, precisos e confiáveis, permitindo assim a análise de situação e de performance do empreendimento, tanto no Front Office (recepção e governança), como no Back Office (contabilidade, faturamento, cash flow, eventos, etc.), tudo de forma ágil e segura.
Hoje em dia é praticamente impossível pensar na operação hoteleira sem o software, pois desde a inclusão de uma reserva até o check-out, todos os passos são monitorados por esse aplicativo. E como a automação se tornou uma importante ferramenta para os hotéis controlarem custos, existe a necessidade de aprimoramento constante dos softwares para garantir o máximo de conforto dos hóspedes e o controle e segurança na operação hoteleira. Já existe uma importante rede internacional operando no Brasil que utiliza um moderno software para controlar o consumo no frigobar lançando automaticamente essa bebida na conta do cliente. O serviço de reposição de bebidas nos frigobares fica extremamente simplificado, pois basta tirar uma listagem de consumo para saber em quais apartamentos houve consumo. Para o hotel isto é muito importante, pois controla o consumo, as perdas, reposição e o estoque. Softwares que fazem a tarifação telefônica, aumentando a confiabilidade e a precisão na cobrança ou então, a facilidade do hóspede poder ver um extrato de sua conta na televisão do seu quarto, já são rotinas oferecidas em vários hotéis. “O software só não é mais importante que o hóspede, pois sem ele não precisamos de software que reúne toda informação sobre a hospedagem, faturamento, contas a pagar, almoxarifado, sugestões dos hóspedes e políticas de vendas podem ser armazenada nestes softwares. Eu diria que hoje a informação é o bem mais precioso de um hotel”, avalia Carlos Pimental, Gerente de Tecnologia e Informação do Bristol Hotels & Resorts.

Segurança, rapidez e confiabilidade é fundamental
De acordo com ele, a Bristol Hotels & Resorts utiliza um software baseado em clipper, e mesmo sendo uma das primeiras linguagens de programação disponíveis no mercado, ela se mostra muito eficaz até hoje. “Estamos trabalhando para migrar para uma plataforma visual que facilite a consolidação das informações de todas as unidades. Está plataforma trabalhará com um banco de dados único e extremamente confiável”, prevê Pimentel. José Gobbo, Diretor de planejamento dos Hotéis Slaviero diz que na escolha de um PMS em sua rede é levado em consideração a capacitação técnica da empresa, o conhecimento lógico do negócio, a comprovação em investimentos em P&D e a atuação de abrangência nacional.  “Adotamos a arquitetura cliente x servidor com as bases de dados únicas e centralizadas e nosso software aplicativo é de único fornecedor para todas as unidades. O sistema roda em plataforma de rede Windows, Linux e Banco de Dados Oracle. Se na conversão de uma unidade hoteleira o software é do mesmo fornecedor, o trabalho é simplificado pela conversão da base de dados, mas se não for, requer um trabalho de implantação das bases de dados existentes e treinamento do pessoal”, destaca Gobbo.
A Rede Vitória que possui seis unidades hoteleiras em Campinas e Região utiliza um moderno sistema integrado de gestão que possibilita centralizar e monitorar com segurança todas as unidades. “Utilizamos o sistema APP Hotel que replica os dados via internet e centraliza tudo num único local. Esta integração funciona com bom desempenho e segurança e podemos também importar os dados fiscais e contábeis para os sistemas específicos utilizados pela nossa empresa. Temos suporte técnico por telefone ou remotamente por conexão via internet e quando necessário através de visitas na unidade em que há demanda por suporte. Isto é fundamental para a plena operação de nossos hotéis e estamos satisfeitos com os resultados”, afirma Vicente Valverde, Controlador do Grupo Nogueira Porto que detém a administração da Rede Vitória de Hotéis.

Produtos nacionais e integração
Atualmente, há no mercado empresas nacionais que desenvolvem sistemas de qualidade, preocupadas com o que há de mais moderno em soluções para a hotelaria. “Via de regra, a indústria nacional atende à demanda, mas ainda há algumas restrições como suporte e controle de qualidade, às vezes, deficientes e o certificado CMM-2 (Capability Maturity Model for Software), que algumas empresas ainda não possuem. Assim, a importação se faz necessária em alguns casos de infra-estrutura. Se bem, que este cenário está mudando rapidamente com o advento do software livre e do impulso dado por alguns grandes players do cenário internacional. Algumas redes internacionais que operam no Brasil o PMS é determinado pela matriz, geralmente um grande player mundial, para que o sistema seja compatível, seguro e confiável. Na Rede InterContinental cada hotel possui seu próprio PMS trabalhando individualmente em plataforma Windows. A integração entre os hotéis acontece através de outro software. Trata-se de um sistema de reservas online que está ativo em todos os hotéis da companhia. Com ele, qualquer hotel pode checar disponibilidade, tarifas e até fazer a reserva para outro hotel. Este software é também utilizado pelas centrais de reservas e funciona paralelamente ao PMS através de interface de duas vias. De acordo com Rodolfo Denz, Revenue Manager do InterContinental São Paulo, o software usado trabalha com alto nível de detalhamento de informações. Assim, pode-se registrar inúmeras informações sobre cada cliente. “Os hóspedes têm a vantagem de não precisar expressar suas preferências ou preencher nova ficha de registro a cada estada. Toda e qualquer ocorrência pode ser incluída em um perfil de cliente. Os relatórios disponibilizados são inteligentes, isto é, permitem que o usuário configure exatamente as informações que precisa, evitando informação desnecessária e diminuindo o gasto de papel. Tudo isso de forma, rápida, eficiente e relativamente fácil”, assegura Denz. Na rede Accor, o software utilizado na maioria dos hotéis é importado para manter um alto nível de integração com as ferramentas internacionais e com os demais aplicativos da organização mundial.

Software de acesso a internet
Indiferente se o hotel faz parte de uma rede nacional ou internacional ou bandeira independente de pequeno ou grande porte, de uma maneira geral segurança, rapidez, confiabilidade e prestação de serviços são aspectos fundamentais na escolha de um bom PMS. “A tecnologia dos softwares nacionais evoluíram muito nos últimos anos e hoje existem diversos sistemas nacionais que atendem bem os hotéis e praticamente todas as empresas possuem sistemas de manutenção on line que permitem reparos ou acertos via internet”, lembra Virgílio Casaco, Hoteleiro do Pitangueiras Hotel Fazenda & Resort. Mesmo ciente dos benefícios que a internet pode trazer para a manutenção on line, ele é cético quando o assunto é software para guarda de informações do hotel na internet, assim como utilizados em empresas de grande porte e bancos, mas sem dúvida este é um caminho irreversível para acompanhar as necessidades dos clientes.
Atenta as necessidades do mercado hoteleiro, a WebBusiness, que comercializa o sistema de reservas on-line e-Reserva, está lançando um dos mais modernos software de gestão hoteleira do mercado. “O easyHOTEL é um programa inovador, com características únicas no mercado, pois utiliza a plataforma dot net que é a mais moderna e eficaz ferramenta disponível no mercado. Todo o software foi concebido na era web, ou seja, voltado à internet.  Assim, o easyHOTEL é instalado apenas no servidor interno do hotel.  Os demais usuários dentro do hotel navegam acessando o sistema da mesma maneira como se acessa qualquer site.  Não existe sequer o conceito antigo de front e back, pois cada usuário, através de sua senha, tem acesso aos módulos previamente definidos pela gerencia ou diretoria pois é um sistema totalmente integrado”, enfatiza o Diretor da empresa Moris Litvak. Segundo ele, o projeto de desenvolvimento do easyHOTEL se norteou em atender as reclamações mais comuns ouvida dos hoteleiros, que necessitam de um sistema fácil de ser operado, rápido nas respostas e que não faz restrição nenhuma com relação ao porte do hotel, podendo ser utilizado num grande hotel até numa pequena pousada.
A concepção web permite ainda que o sistema seja acessado via internet de qualquer lugar pelas pessoas previamente autorizadas, assim como também a manutenção e up-grades via internet, não sendo necessária a ida de técnico até o hotel, o que permite muita rapidez nestes serviços.  Os dados sigilosos ficam armazenados exclusivamente no hotel, com toda a segurança.  Há também a possibilidade de consolidação dos dados no caso de redes hoteleiras, disponibilizando as informações de ocupação, vendas, tarifas, dados financeiros, etc em tempo real. “Além de todas as vantagens da utilização da tecnologia mais moderna, o easyHOTEL já está totalmente integrado com o e-Reserva.  Isso permite aos usuários gravar tarifas e disponibilidade apenas no easyHOTEL, que este exporta os dados automaticamente para o e-Reserva, e este devolve as reservas e baixa a disponibilidade real automaticamente. Ou seja, integra totalmente o site do hotel com o software de gestão.  É a melhor solução para as áreas administrativas e de vendas do hotel, que tem ainda a garantia de um fornecedor único comprometido com o seu sucesso”, garante Litvak.

Conceito cliente-servidor
A Check-In disponibiliza para seus clientes o Software NetHotel, um completo e maduro software de administração de Hotéis, Pousadas e Motéis. “Este software possui muita tecnologia agregada e oferece reservas online  sem custo para nossos clientes e uma série de produtos na área de automação. Como por exemplo, destacamos: comandas eletrônicas com palm, fotografia dos hóspedes na recepção com webcam, identificação de hóspedes e funcionários através de leitura de impressão digital (biometria), utilização de microterminais em pontos de vendas e leitura de cartões magnéticos para identificação de hóspedes. Na área tributária e fiscal o software trabalha com a nota fiscal eletrônica da Prefeitura da Cidade de São Paulo e é autorizado para emitir ECF e TEF. Já o NetHotel atende os departamentos de reservas, hospedagem, pontos de venda, alimentos & bebidas, estoque, eventos, marketing, contábil e contas a receber e pagar. Esta sofisticação na área tecnológica destacou a Check-In no segmento Hoteleiro, cuja história de 11 anos de atividade levou a empresa a atingir o impressionante número de 800 empreendimentos utilizando o NetHotel inclusive em países como Uruguai, Paraguai e Bolívia”, revela a Gerente geral da empresa, Eliane Nascimento.

 

Soluções integradas
Pensando em novas soluções para a hotelaria, a APP Sistemas disponibiliza para o mercado o APP Hotel. Trata-se de um software dividido em módulos totalmente integrados e multi-empresa, ou seja, diversos empreendimentos podem ser controlados no mesmo banco de dados. Gerson Luiz Pedrinho, Diretor de tecnologia da APP Sistemas, conta que a empresa também domina soluções para o gerenciamento da relação dos hotéis com seus clientes baseados em módulos de CRM, fidelidade, auto-atendimento, entre outros, visando o aumento de vendas e receita. O sistema roda na plataforma Windows XP. Porém, o servidor de banco de dados pode utilizar o Linux, com banco de dados de livre utilização. Em relação aos novos investimentos, Pedrinho conta que a APP Sistemas está investindo na absorção da tecnologia NET, concepção e domínio de web services visando a integração e portabilidade de recursos existentes em seus produtos e em produtos de parceiros. “Estamos trabalhando fortemente na integração de nossos produtos aos melhores existentes no mercado, tais como sistemas específicos de restaurantes (Colibri), tarifadores telefônicos (Premiun), sites de reservas, entre outros. Consideramos, ao desenvolver novos softwares, a questão da solução para o negócio, pois nem sempre uma nova tecnologia se aplica ao mercado vertical da hotelaria, o que não nos desobriga a conhecer e dominar essas novidades tecnológicas”, pondera Pedrinho.

Empresa de atuação global
A MICROS-Fidelio é uma das maiores empresas do mundo em soluções de gestão para o segmento de Hotéis e Restaurantes, com mais de 30 anos experiência no mercado global atende mais de 310.000 clientes no mundo com as operações mais diversas. “No segmento de hotelaria temos mais de 50 mil hotéis como clientes, desde redes internacionais como Accor, Intercontinental Hotels Group, Starwood, Marriott, SuperClubs, Radisson, Hyatt, entre outras, até hotéis independentes de luxo no Brasil como o Fasano, Emiliano, Unique e no outro extremo na hotelaria econômica como ser o hotel Mega Pólo no bairro do Brás em São Paulo. Oferecemos soluções integrais para administrar unidades independentes até estruturas centralizadas como é no caso das redes Windsor (Rio de Janeiro) e Deville (Curitiba) concentrando toda a informação numa base única corporativa, incluindo sistemas de Front, Vendas & Eventos, Revenue Management, Ponto de Vendas, BI, Escritório Central de Vendas, Central de Reservas, Reservas on line via Internet entre algumas soluções. Possuímos ainda uma forte parceria com a HP a nível global que possibilita fornecer soluções integrais desde um simples PC até um Datacenter nas implementações dos clientes”, afirma  Camilo Torre, Diretor de Vendas da MICROS-Fidelio do Brasil.

Modernidade no processo de gerenciamento hoteleiro
A Desbravador Automação Hoteleira desenvolve produtos visando atender aos empreendimentos hoteleiros dos mais diferentes portes e necessidades, garantindo uma automação ágil e precisa. Investe constantemente em pesquisa, novas tecnologias e produtos para proporcionar facilidades aos usuários, tanto no quesito gerencial quanto operacional.
Seguindo esta filosofia, lançou recentemente no mercado o Reservas On-Line, uma solução em reservas via internet para hotéis, agências de turismo, hóspedes e empresas em geral. Outro lançamento é o Desbravador Liquor Store, desenvolvido especificamente para Lojas de Conveniência e Liquor Stores (ponto de vendas de bebidas em geral e complementos alimentícios) visando automatizar o processo de venda, disponível atualmente nos idiomas português e inglês.
Recentemente, implantou um projeto de reestruturação interna, demonstrando sua preocupação não somente com a qualidade de seus produtos, mas também com o gerenciamento dos processos. Dentro do contexto de modernidade, há um grande cuidado com a mobilidade, oferecendo ao mercado soluções para dispositivos móveis, como por exemplo, entrada de mercadorias em estoque via palm, sendo uma importante ferramenta para agilizar as rotinas.
A migração para a forma de comunicação entre Sistema e Banco de Dados utilizando a ferramenta de comunicação DBExpress, que permite uma total flexibilidade no momento da escolha de um gerenciador de banco de dados (SGDB), é também uma tendência dos produtos Desbravador, além da utilização de interface de linguagem de programação via web, como é o caso do produto Reservas On-Line. Essas e outras ações, em prol da modernidade no processo de gerenciamento hoteleiro adotadas pela Desbravador Automação Hoteleira visam garantir a excelência em desenvolvimento de softwares.

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