Publicidade
Simmons

Como fazer a gestão eficiente de custos para governança de hotel

O Dia e horário dessa postagem está no final, assim como nome do autor. O tempo estimado de leitura é de 6 minutos

Artigo de Priscila Caleffi*

Para começarmos a tratar deste assunto, precisamos entender o que são custos e o que são despesas.

Custos – são os gastos do setor com o produto final e estão ligados à aquisição ou produção de algo para atingir o objetivo.

Exemplos de custos:

Compra e depreciação de máquinas e equipamentos;

Mão de obra (direta e indireta);

Energia elétrica;

Materiais de conservação e limpeza (produtos químicos, pás, vassouras, rodos, esfregões, baldes, esponjas, panos de limpeza, sacos de lixo, etc…);

Papelaria utilizada nas Uhs (informes de divulgação, cardápios, etc.);

Papeis descartáveis (papel higiênico, papel toalha, guardanapos, etc.);

Enxovais;

Amenities;

Frigobares;

Uniformes;

EPIS;

Lavanderia tercerizada;

Análises de água (físico, químico e microbiológica);

Rádios de comunicação;

Treinamentos;

Contratos de prestação de serviços;

Manutenções.

Despesas – são todos os gastos relativos à administração do setor de governança.

Publicidade
Tramontina

Exemplos de despesas:

  • Materiais de escritório;
  • Gastos com lanches fornecidos para funcionários em coffee breaks, aniversários e ou comemorações em geral;
  • Contas de telefones;
  • Descartáveis de uso comum.

Como manter o time da governança na hotelaria motivado

A governança representa de 10% a 20% nos custos do hotel, mas é o segundo setor em quantidade de colaboradores. – Foto – Divulgação

Todo gestor de governança deve monitorar constantemente os processos de seus setores com o objetivo de encontrar oportunidades de melhoria da eficiência dos custos e despesas.

Abaixo citarei alguns tópicos, que utilizei no decorrer de minha jornada, que podem auxiliar na redução dos custos e despesas do setor de governança.

1)     Faça um mapeamento de processos – Desenhe o funcionamento das atividades e procedimentos de todos os setores de governança, com isso, você conseguirá visualizar todas as atividades realizadas, qual o valor de cada processo e identificar os gargalos. Isso facilitará na hora de definir as metas para reduzir os custos.

2)     Planejamento de Budget – Budget significa um orçamento, ou seja, o planejamento de metas, despesas, custos e gastos em um determinado período específico. É muito importante que a governanta em conjunto com o gerente defina o Budget anual ou semestral do setor, pois é em cima deste que conseguimos definir o que precisamos, quando/quanto poderemos comprar. Você conseguirá ter um planejamento estratégico financeiro do setor, facilitará às negociações com fornecedores, podendo futuramente efetuar ajustes (forescast). Que itens entram neste planejamento: enxovais, maquinários, equipamentos, mobília, uniformes, mudanças estruturais, treinamentos;

3)     Inventários – São muito importantes para termos um controle de qualidade, quantidade e também auxiliar na elaboração do Budget; Ex.: Inventário de enxovais, uniformes, inventário dos patrimônios físicos, como mobílias e equipamentos. Etc…

4)     Controles – Como o setor de governança coordena em média de quatro a seis subsetores, que são limpeza, rouparia, lavanderia, camareiras, jardinagem e frigobar, e é de suma importância, que haja controles que nos indique o desenvolvimento do trabalho destes: planilhas de produtividade, controles de estoque dos produtos de frigobar e amenities, check lists, EPIs, faltas, etc.. Com eles conseguimos efetuar o planejamento de melhorias contínuas.

Controle de frigobar, é indicado que os itens que abastecem os frigobares sejam guardados em um depósito separado e que somente você e os repositores tenham acesso. Devemos fazer as contagens do estoque antes de iniciarmos e depois de finalizarmos os serviços de abastecimento do frigobar. As percas devem ser informadas ao almoxarifado ou controladoria. Tente definir um estoque para alta e baixa temporada. Tenha um controle rigoroso das datas de vencimento de cada item, os repositores ou quem efetua o abastecimento dos frigobares podem verificar as validades por dia, controlar através de planilhas por apartamentos ou por inventários semanais. Em hotéis que há o setor de controladoria, devem ser efetuados inventários em conjunto para o levantamento mensal para sabermos se estamos tendo lucros ou prejuízos. Caso não, você poderá efetuar este levantamento em conjunto com seu gestor.

Publicidade
APP da Revista Hoteis

Controle dos Amenities, papelaria descartável e material de limpeza (pás, vassouras, rodos…) – Mantenha sempre os carrinhos das camareiras/limpeza e rouparias/copinhas/depósitos organizados e com um estoque pequeno, assim não haverá desperdício. As reposições podem ser feitas pela camareira da tarde ou da madrugada, pois na teoria ela tem mais tempo que do turno da manhã. Você deve definir uma quantidade de amenities por rouparia conforme a quantidade de uhs do andar. Em um dos hotéis que que trabalhei, substituímos os amenities soltos, pelos dispensers, com isso obtivemos uma redução de 35% nos custos e 100% em percas dos itens.

Controle de produtos químicos – Um dos gastos mais palpáveis na governança são os produtos de limpeza. Conheça os produtos que estão sendo utilizados em seu hotel, leia às fichas técnicas, veja se você não está utilizando alguns produtos com a mesma composição que poderiam ser substituídos por um produto, tente unificar a quantidade de produtos utilizados pelos setores, estude os produtos oferecidos no mercado. Faça comparativos de custos de produtos e negocie com seus fornecedores. Veja se seu time está utilizando de forma correta os produtos, de treinamentos em conjunto com seu fornecedor para conscientizar e ensinar como se utiliza e o porquê da utilização destes produtos. Tenha dosadores em locais estratégicos que agilizem o serviço, caso use galões e diluidores, procure colocar os galões em gaiolas trancadas onde somente uma pessoa efetue a substituição.

Mantenha um pequeno almoxarifado onde somente você tem acesso, na baixa ocupação ele irá te auxiliar a manter seus gastos no controle. Uma dica: em alta ocupação faça pedidos de compra com uma sobra para você ter um estoque para a baixa ocupação, quando os gastos são mais controlados. Tente também ter uma sobra para as viradas dos meses.

5)     Entenda seu Time – Você realmente conhece o seu Time? Sabe quais são os pontos fortes e fracos de cada um? Quais são as atividades realizadas por eles no decorrer da jornada de trabalho? Os motivos que ocorrem para que não seja realizada a tarefa? Se há um bom entrosamento entre eles ou com os outros setores?  Como sabemos, um dos principais gastos de uma empresa são com os colaboradores. Dessa forma, é preciso aproveitá-la ao máximo e de maneira correta. Com uma boa gestão e conhecimento você consegue descobrir em que tarefas cada colaborador rende mais, os gargalos, o que falta para sua equipe se motivar, o que te dá mais  insumos para reagrupar, recolocar e redistribuir seu time e ter uma operação mais eficiente. Aqui também entra a contratação de mão de obra terceirizada, veja a real necessidade destas contratações, estude as oscilações de alta x baixa ocupação. Prepare e treine a mão de obra terceirizada, lembre-se, eles representam o hotel.

6)     Utilize a metodologia Lean – Esta metodologia prega a eficiência dos processos. Com objetivo de que todas as ações devam gastar os menores recursos possíveis para produzir o máximo de valor. Aqui, você deve identificar os principais desperdícios e gargalos que existem nas operações do dia a dia, e, estudar a melhor forma de eliminá-los. Mais, isso só irá ocorrer com trabalho em conjunto com seu time, com a participação de todos, você conseguirá uma mudança de cultura, onde todos estarão focados em evitar desperdícios.

7)     Defina Metas – Todo planejamento necessita de uma meta para ser atingido. Esta meta que irá nortear seu time, para realização do planejado e ela que irá indicar se as melhorias estão tendo resultados efetivos. Você precisa ter metas claras e saber onde quer chegar com elas. É muito importante que seu time compreenda muito bem estas metas, para que juntos atinjam o objetivo. Não projete metas impossíveis ou fáceis demais. Sempre que atingirem, comemore com eles.

8)     Use a tecnologia para aumentar a eficiência – Busque comprar equipamentos para agilizar os processos e aumentar a eficiência. O desafio é entender a real necessidade e onde há maior margem para reduzir custos. Só assim você saberá qual ferramenta é ideal para resolver os gargalos.

A redução de custos para ser eficaz deve ser permanente e continua, sua eficácia depende de ações inclusivas e definitivas, e não simplesmente reduzir de forma isolada, uma despesa, um custo, um equipamento, um funcionário, etc.

A governança representa de 10% a 20% nos custos do hotel, mas é o segundo setor em quantidade de colaboradores. Estude quais são às necessidades do seu setor, pois cada hotel possui suas peculiaridades, procure a melhor maneira de expor estas mudanças, seja sempre claro, presente e os auxiliem no processo. Todas as mudanças que você define irão impactar direta ou indiretamente no hóspede através do seu time.  Lembre-se, o sucesso deles será o seu!!!

*Priscila Caleffi é Formada em Turismo e pós graduada em Administração Hoteleira pela Hotel Senac Grogotó, com mais de 22 anos atuando na hotelaria em hotéis como Tropical Manaus Resort, Iberostar Gran Amazon, Mabu, Itá Thermas dentre outros. Já ministrou cursos de Hotelaria na Faculdade Nilton Lins em Manaus e participou da abertura de hotéis em Manaus como Caesar, navio de cruzeiro da Iberostar, Tropical Buzines e Gralha Azul em Presidente Prudente. Já atuou também como Gerente operacional em um Flat no Amazonas, mais sua paixão é a Governança.

Publicidade
Soluções RH

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


CAPTCHA Image
Reload Image
CLICK AQUI PARA ESCOLHER O IDIOMA DA LEITURA
error: ARQUIVO NÃO AUTORIZADO PARA IMPRESSÃO E CÓPIA