Isto faz com que o Bourbon Atibaia Resort Spa & Convention se consolide ainda mais como uma grande referência no Brasil neste setor
O Brasil receberá nos próximos anos grandes eventos mundiais, como Copa do Mundo, Olimpíadas, Jogos Mundiais do Exército e Encontro do Rotary Club, mas poucos hotéis no Brasil estão preparados para atender eventos de grande porte. O Bourbon Atibaia Resort Spa & Convention, na cidade de Atibaia, interior de São Paulo é uma grande referência no setor, pois além de possuir um dos maiores centros de convenções do Brasil ainda conta com 572 apartamentos. A infraestrutura de eventos do empreendimento foi bem testada no último dia 18 de setembro quando a Trend Operadora realizou nas dependências do resort seu 12º Workshop. Agentes de viagens de várias partes do Brasil chegaram através de 107 ônibus fretados, além de traslado aéreo e mesmo carros particulares e quase cinco mil agentes de viagens estiveram participando do workshop.
Para assegurar a alta qualidade nos serviços prestados a este evento, assim como garantir privacidade aos hóspedes, o Bourbon Atibaia teve que realizar um grande planejamento que teve início em setembro do ano passado quando aconteceu o mesmo evento. De acordo com o Gerente geral, Mário Dias, foram analisados e pontuados junto a Trend Operadora os principais pontos que fariam a grande diferença nos detalhes e contribuísse para que este ano os objetivos fossem 100% alcançados no quesito organização, planejamento e execução. “Além dos nossos 450 funcionários, tivemos 200 funcionários terceirizados para atender a demanda com diversos eventos simultâneos acontecendo num mesmo local. A equipe estava comprometida e não houve nenhum fator que pudesse mudar o andamento do evento. O patrimônio também foi resguardado pela equipe mas alguns ajustes como retoques de pintura foram feitos, mas trata-se de uma rotina normal do hotel que já recebe grandes eventos. Os hóspedes que não participavam do evento tiveram o restaurante principal do hotel, o Food Court à disposição deles durante todo o final de semana já que todas as atividades da Trend foram concentradas em pisos diferenciados. A área de lazer próximo ao térreo e piscinas foram mantidas apenas para os hóspedes para assegurar a privacidade”, destaca Dias.
Segundo ele, em número de pessoas no mesmo horário com atividades operacionais distintas, este foi um dos maiores eventos que o Resort já sediou, pois foi servido almoço para quatro mil pessoas na abertura do workshop, coquetel e show, num espaço total de oito horas. “ A filosofia do Jeito Brasileiro de Hospedar foi fundamental em todas as etapas da realização deste evento. Os funcionários ofereceram a qualidade nos serviços bem como na produção de alimentos. Sem este compromisso aliado aos procedimentos da marca, não seria possível assumir este desafio”, enfatizou Dias.
Logística perfeita
Muitas participantes deste evento viajaram por várias horas com isto a fome certamente aumentou e o desafio de servir os convidados ficou por conta do Chef Serafim Viana e equipe. “Servimos quatro mil refeições no intervalo de quatro horas no espaço Balroom onde estavam os agentes de viagem e 280 refeições no restaurante Don Gaetano com almoço e buffet para vips e convidados especiais. Para isto, utilizamos 165 funcionários extras nesta operação que foi feita totalmente com controle de nutricionista e envolveu uma grande logística na preparação dos alimentos: 48 horas antes temperamos as carnes e em 24 horas fizemos a preparação de cozimento. No dia do evento fizemos toda a finalização dos alimentos com sabores adequados a cada prato. Foram utilizados para produção seis fornos combinados de última geração e 28 câmaras frias, além de dezenas de estufas e carros especiais para transporte dos alimentos, que fazem parte da infraestrutura permanente do Resort”, revela o Chef Serafim.
Confira o consumo de alimento neste evento
Almoço para quatro mil pessoas
70 quilos de carne para estrogonofe limpa,
480 quilos de filet de peixe,
490 quilos de filet de coxa de frango,
280 quilos de arroz,
200 quilos de cenoura,
450 quilos de batata coquetel,
40 quilos de manteiga,
160 quilos de tomate molho,
100 quilos de cebola,
60 quilos de tomate sem pele,
60 quilos de pimentão,
50 quilos de leite de coco.
Coquetel para Vips e convidados
800 quilos de salgadinhos variados,
6200 unidades de mini pastel.
Com quase cinco mil pessoas circulando pelo hotel a segurança foi uma grande preocupação para evitar danos ao patrimônio, ocorrências, a tranquilidade no evento e assegurar a privacidade dos hóspedes e exigiu muita atenção do Chefe da segurança Valter Vilhena e equipe. “Nos reunimos antes com a equipe Trend para prever e antecipar todo e qualquer acontecimento que pudesse comprometer a segurança do evento. Atuar de maneira preventiva foi a grande responsável pela tranquilidade do evento. A pergunta principal em cada etapa de planejamento foi o que pode não dar certo e o planejamento foi desenvolvido sempre com esta preocupação. Para cada possibilidade de risco, nós tínhamos sempre duas alternativas com procedimentos treinados. Fora a equipe do hotel que contou com cerca de 40 seguranças, tivemos ainda o apoio de 70 profissionais terceirizados distribuídos na área interna e externa”, explica Vilhena.
Segundo ele, a principal orientação passada a equipe foi manter sempre uma boa comunicação de todo e qualquer fato fora da normalidade do evento. “Atuar sempre de maneira amigável, buscando sempre a melhor solução para qualquer situação. Na hotelaria não se faz segurança com a força e sim com cordialidade e inteligência. O resultado é que não tivemos absolutamente nenhum incidente e tampouco ocorrência durante o evento, o que é realmente um grande mérito para toda a equipe do Bourbon Atibaia Resort”, conclui Vilhena.
Mesmo após um dia intenso de circulação do público e ao término do show da banda Jota Quest no final da noite, a limpeza das áreas comuns e dos banheiros ainda eram impecáveis e nem lembrava que cinco mil pessoas estiveram durante um dia inteiro num evento. Tudo isto faz com que o Bourbon Atibaia Resort Spa & Convention se consolide ainda mais como uma grande referência no Brasil neste setor.
