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Repercussão da reforma trabalhista na organização documental das empresas

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Tiana Camardelli - Foto - Divulgação

Artigo de Tiana Camardelli*

A prevenção sempre é causa de melhores resultados e menores prejuízos.Esta assertiva serve a, praticamente, todos os campos negociais e na rotina do gerenciamento dos processos trabalhistas judiciais, presentes e futuros, é verdade absoluta.

Antes da Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017), a entrar em vigor pleno a partir do dia 13 de novembro próximo, a tecnologia já imprimiu mudança para melhor orientação e organização dos documentos dos empregados na rotina dos departamentos pessoais das empresas. O processo judicial eletrônico, se trouxe economia sensível a todos os envolvidos, empresas e escritórios de advocacia, também trouxe a necessidade de maior e mais apurada dinâmica no arquivamento de documentos e dados para melhor formação de suas defesas e comprovação dos fatos que impeçam ou minorem as perdas processuais nas causas em que se veja envolvida.

Já há muito, o descarte dos documentos físicos, porque não há motivos para descartar o que já digitalizado, deve obedecer igual rotina de períodos, a exemplo do levantamento dos contratos rescindidos nos últimos dois anos e sobre os quais não houve discussão judicial por ausência de reclamação trabalhista ajuizada contra a empresa. Neste caso, o descarte se justifica pela prescrição bienal prevista no art. 7º, XXIX da Constituição Federal de 1988. Da mesma forma, os documentos relacionados aos últimos cinco anos de contrato de trabalho, também podem ser descartados a partir do reconhecimento da prescrição quinquenal prevista pelo mesmo artigo da Constituição Federal. A nova lei traz explícitos estes prazos em seu art. 11, repetindo a garantia constitucional.

A elaboração de procedimentos internos e conjuntos de rotinas na troca de informações entre os departamentos pessoais, departamentos jurídicos e escritórios de advocacia deve, necessariamente, ser orientada sob perspectiva jurídica diante das questões suscetíveis de discussão em processos a partir da atividade econômica da empresa. Este o filtro necessário da relevância dos documentos.

No caso dos hotéis, por exemplo, é essencial a guarda dos documentos relacionados ao ambiente de trabalho, as escalas e controles de quantitativo de quartos arrumados por cada camareira/arrumadeira, a fim de se contrapor a uma pretensão injusta de insalubridade no exercício das atividades. Também no campo hoteleiro, os departamentos pessoais precisam criar rotinas de digitalização periódica dos documentos relacionados aos contratos de trabalho de temporários, em especial diante da rotatividade de pessoal no Setor e da agora possível contratação por regime de tempo parcial (art. 58-A ) e do fortalecimento do trabalho à distância (regime de teletrabalho – Capítulo II-A, art.75 e ss).

A nova força aos acordos individuais entre empregador e empregado que a Lei nº 13.467/2017 dá impõe cuidados importantes. Nesta circunstância, é imprescindível alargar a atenção para a guarda de outros documentos, cujos elementos comprovem a formalização dos ajustes a serem feitos, de maneira a garantir a prova futura do conhecimento inequívoco das novas condições estabelecidas, a fim de que não se argua contra a empresa o desrespeito à boa-fé na relação contratual e nem que se permita ao empregado alegar submissão a constrangimento contratual a partir de sua vulnerabilidade e hipossuficiência.

Esta precaução muito mais é devida diante do anúncio antecipado por boa parte dos Magistrados Trabalhista de que se recusarão a aplicar a nova legislação trabalhista no que analisem e interpretem ser ela inconstitucional pela violação às garantias sociais previstas no art. 7º da Constituição Federal, trazendo a declaração da inconstitucionalidade da norma de forma incidental, o que pode ser gravíssimo na fixação da insegurança jurídica das relações de emprego.

São a boa-fé e transparência na condução dos ajustes no dia a dia do trabalho que evitarão os prejuízos futuros, na exata medida de o empregador não poder ser sancionado pelo exercício razoável do direito que a lei lhe assegura, esta também uma garantia da Constituição Federal de 1988, art. 5º, II.

A hora é justa, portanto, para a revisão dos contratos de trabalho, dos formulários e declarações necessárias ao fornecimento de benefícios e comunicações quaisquer aos empregados, além de ser também a hora certa para a sedimentação da cultura da guarda dos documentos, porque, infelizmente, a boa-fé e a lealdade contratual nas relações de trabalho não poderão se valer apenas da palavra das partes envolvidas, especialmente diante das grandes dúvidas sobre a aplicação de regras tão avançadas e pouco praticadas no nosso mercado de trabalho.

*Tiana Camardelli é Sócia da Camardelli e da Costa Tourinho Advogados – Contato – www.camardelli.com

[1] “Art. 58-A. Considera-se trabalho em regime de tempo parcial aquele cuja duração não exceda a trinta horas semanais, sem a possibilidade de horas suplementares semanais, ou, ainda, aquele cuja duração não exceda a vinte e seis horas semanais, com a possibilidade de acréscimo de até seis horas suplementares semanais.

[1] Art. 75-A.  A prestação de serviços pelo empregado em regime de teletrabalho observará o disposto neste Capítulo’

‘Art. 75-B.  Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

[1] “Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes: (…) II – ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer alguma coisa senão em virtude de lei; (…)”

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