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Otimização do fluxo de despesas de viagens é tema de debate do 3º Fórum Costa Brava

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O “Fluxo otimizado de despesas de viagens – sonho ou realidade?” foi o título do quarto painel do 3º Fórum Costa Brava de Gestão de Viagens Corporativas, que acontece no Royal Palm Plaza Resort, em Campinas (SP), abordou o fluxo de despesas de viagens, que podem representar a segunda ou terceira maior despesa de uma companhia. Durante a apresentação, o destaque foi voltado em resolver estas questões de uma única vez e como a tecnologia pode auxiliar quando se fala em prestação de contas.

 

O painel contou como palestrante Solange Vabo, Sócia-fundadora, CEO e Presidente do Reserve primeiro sistema integrado de atendimento, reservas e gestão de viagens corporativas desenvolvido na América Latina.

 

Solange iniciou falando sobre a evolução dos processos de gestão de viagens corporativas passando pelo self booking como facilitador de gestão, automação da politica de viagens, mobilidade através das novas tecnologias, gestão centralizada e análise de despesas. “Todas essas etapas são facilitadoras para um processo de gerenciamento otimizado do fluxo de despesas de viagens”, salientou.

 

A executiva destacou que para dinamizar o fluxo de despesas de viagens o fundamental é planejar e seguir os seguintes processos: confirmar a demanda do deslocamento, definir datas e horários e estimar o custo da viagem, planos de despesas flexíveis, reservar, solicitação de adiantamento do valor que será pago pela viagem, autorizar plano de despesas, registrar despesas em sistema online e prestamento das contas automático das despesas. “Seguindo estes processos terá um controle maior das despesas, com mais transparência e segurança”, acrescentou.

 

Ao final Solange enfatizou também que a sincronização de dados de custos, é importante para não atrasar processos e conciliar as prestações de contas do valor avaliado e o que foi gasto nesta viagem. “Com isso, a empresa consegue um equilíbrio de contas das despesas de viagens corporativas, e a otimização de todo o sistema e gestão que envolve as viagens corporativas”, concluiu. 

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